Une question qui revient souvent sur les ondes concerne l'automatisation de l'import de tableaux Excel dans InDesign. C'est un aspect très utile dans la vie d'un graphiste, et globalement mal appréhendé par la plupart d'entre eux. Et oui ! InDesign (comme Quark XPress d'ailleurs) sait parfaitement importer un fichier Excel dans un bloc. Il s'agit d'une fonction native. Je ne m'étendrai pas sur le sujet, beaucoup de tutoriels existant sur le sujet (voir celui de Wisibility ou celui consacré à DataMerge par Adobe ou encore celui de MediaBox).
Heureusement, il existe une communauté de développeurs de talent qui compensent les limites d'InDesign grâce à des modules spécifiques. Je citerai notamment CSVtoTable de mon ami Loic Aigon, et qui est gratuit. Sachez de surcroît que si vous souhaitez des évolutions pour ce script, Loic est à son compte et peut vous mitonner un truc aux petits oignons.
Plusieurs éditeurs proposent depuis longtemps des outils dédiés dans la mise en page automatique à partir de tableaux Excel. InCatalog (800$) qui est capable de faire de la synchronisation bi-directionnelle (de Excel vers InDesign et d'InDesign vers Excel), du data-linking, du stylage facilité, du tagguing de texte et des options de placement d'images. Easy Catalog (à partir de 299$), une solution très complète pour automatiser le montage de catalogues à partir de fichiers tableurs ou de bases de données externes. Le vrai plus d'EasyCatalog réside dans sa capacité à faire de la liaison synchrone : si les données source changent, les champs dans InDesign sont actualisés, mais sans casser la mise en page. Autre point fort d'EasyCat, c'est sa capacité à gérer facilement des données texte et des images. Une version Lite existe, avec un essai gratuit. Pagination (2'400 €) : créé par mon ami italien Luca Reginato, Pagination est une plateforme très complète destinée à la mise en page automatisée à partir de bases de données. SmartStyles de Woodwing (199$) : la “rolls” de stylage de tableaux, avec un vrai enrichissement de la fonction "tableau" d'InDesign. Active Tables (79$) : ce plugin enrichit la fonction "tableau" d'InDesign, pour lui donner une apparence de micro-Excel.
Commençons par la clarification du terme Fusion des données. Vous choisissez les champs désirés du document InDesign et ils seront remplis avec les informations correspondantes de la source de données. Ce processus est automatique. Par “source de données”, nous entendons un fichier de données qui comprend toutes les informations textuelles et non textuelles telles que les descriptions du produit, les images, les noms et le prix. Pour importer une source de données dans InDesign, il faut suivre de façon précise les spécifications d’importation du logiciel. Les formats d’importations nécessaires sont .csv ou .txt et vous devez vous assurez de définir tous les champs de façon correcte.
Ceci est la mise en page dans laquelle seront insérées vos informations. Pour vous aider à apprendre et à utiliser la Fusion des données, nous offrons un modèle gratuit. Téléchargez-le avec le bouton ci-dessus. Commençons par la préparation de votre fichier de données. Vous devez préparer une fiche de données (CSV ou TXT) en suivant les spécifications exactes de la Fusion des données pour InDesign. Ouvrez la fiche de données vide et utilisez la première ligne pour définir vos champs. Assurez-vous d’écrire correctement les noms des champs. Quand tous les champs seront définis, l’étape suivante consiste à remplir le tableau avec vos données. Le tableau rempli doit ensuite être exporté sous la forme d’un fichier séparé par des virgules (.csv) ou par tabulations (.txt). La fonction de Fusion des données ne fonctionnera pas avec .xls/.xlsx ou d’autres formats !
En exportant la source de données comme un fichier .csv, vous devez choisir la codification. La conversion des fichiers .xls/.csv ou .txt peut-être très complexe. Il faut maintenant configurer le panneau pour la Fusion des données InDesign (InDesign Data Merge). Ouvrez votre document InDesign et le panneau de Fusion des données via Windows > Utilitaires > Fusion de Données > Sélectionner la source de données. Optionnel : Vous pouvez changer la source de données dans les options d’importations. Séparateur - choisissez “Virgule” si vous avez enregistré votre source de données au format .csv. Encodage - choisissez parmi encodage “ASCII” ou “Unicode”. Faites attention au choix de l’encodage. Si vous ouvrez un fichier qu’utilise l’encodage ASCII avec Unicode, le panneau de Fusion des données ne sera rempli dans aucun champ. Plateforme - choisissez “PC” si vous travaillez sur un PC. Cliquez sur “OK” une fois que vous avez terminé.
Dans la mise en page de votre choix. Les champs qui sont mappés avec succès seront entourés par les symboles << et >>. Des numéros apparaîtront à côté de chaque champ dans le panneau Fusion des données. Si vous voulez insérer un champ de texte dans votre mise en page, vous n’avez qu’à placer le curseur sur le texte dans la position choisie et insérer le champ en utilisant une des méthodes ci-dessus. Continuez à ajouter tous vos champs et personnalisez la mise en page pour l’adapter à vos besoins.
Nous n’avons utilisé qu’un seul modèle de produit, car avec Fusion de donnée InDesign il est possible d’automatiser une seule mise en page de produit. Par contre, si vous voulez utiliser plusieurs modèles de produit, découvrez comment le faire en utilisant le service cloud de publication de bases de données de Pagination. Enfin, nous allons créer le document fusionné. Commencez l’étape finale en cliquant sur “Créer un document fusionné” dans le panneau Fusion des données. Nous choisirons également de générer un rapport de texte en excès et de configurer une alarme pour les images manquantes. L’outil de Fusion des données fonctionne conformément aux marges des pages. Les données peuvent être paginées en utilisant l’une des deux directions : “Lignes d’abord” ou “Colonnes d’abord”. « Lignes d’abord » fusionne les données de gauche à droite et de haut en bas, tandis que « Colonnes d’abord » fusionne les données de haut en bas, puis de gauche à droite.
La distance entre chaque donnée est définie par deux options d’espacement: “Entre les colonnes” et “Entre les lignes”. Adapter les images aux cadres - Ajuster la largeur et la hauteur de l’image à la largeur et à la hauteur de la boîte à outils cadre rectangulaire. Sélectionnez “Ajuster les images proportionnellement” pour notre catalogue. La fusion des données est très utile pour créer des projets simples avec des mises en page répétitives. Servez-vous de nos modèles InDesign gratuits ou téléchargez votre propre projet. Ce site est enregistré sur wpml.org comme site de développement.
Adobe InDesign propose une fonctionnalité appelée Fusion de données (Data Merge), qui permet de relier un fichier Excel à une mise en page. Que vous ayez quelques dizaines ou plusieurs centaines de produits, cette méthode vous fera gagner un temps précieux tout en garantissant une mise en page homogène. Pourquoi utiliser la fusion de données ? Au lieu de créer chaque fiche manuellement, vous concevez une seule mise en page dans InDesign. Le nom des colonnes deviendra automatiquement le nom des champs disponibles dans InDesign. Chaque cellule doit ensuite contenir le nom du fichier image correspondant, avec son extension. Si vous gérez un catalogue complet avec des centaines d'images, vous pouvez aussi les organiser dans un sous-dossier nommé images, à côté de votre fichier CSV, et indiquer le chemin relatif dans votre tableau Excel : images/x-banner.png. Attention cependant : si vous écrivez ce chemin alors que vos images sont en réalité au même niveau que le fichier de données, InDesign ne les trouvera pas. Le chemin indiqué doit toujours correspondre exactement à l'emplacement réel des fichiers.
Sélectionnez le bon séparateur et encodage selon votre système d’exploitation et privilégiez CSV UTF-8 ou TXT (tabulations) en cas de caractères spéciaux. Créez ensuite une première fiche produit avec les blocs nécessaires. Un produit peut avoir un nom très court, tandis qu’un autre peut occuper deux lignes. Créez uniquement le premier module produit. Une fois ce modèle terminé, vous pourrez passer à l’étape suivante. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez Enregistrements multiples dans la section Enregistrements par page du document. Une fois les réglages terminés, cliquez sur OK. Selon le nombre de produits, cette opération peut prendre de quelques secondes à plusieurs minutes.
Ce document ne traite pas des fonctionnalités du logiciel Indesign. Une fois votre export Excel prêt, nous vous conseillons vivement d'en faire une relecture globale. Ceci permet en général de détecter quelques fautes de frappe ou d'orthographe ou encore des informations incomplètes. Préparer la maquette du document en ajoutant tous les champs, dans leur mise en forme et leur emplacement définitif. L'ensemble des colonnes contenues dans votre fichier Excel apparaît maintenant dans votre palette. Attribuez les champs de fusion correspondants à votre maquette. Par exemple pour fusionner le nom de la fiche, double-cliquez sur l'entrée Nom de votre maquette (1) pour la sélectionner (mettre en surbrillance) puis cliquez sur l'entrée Nom de la palette (2).
Une fois toutes les correspondances établies, activez la case Aperçu (1) de la palette pour afficher les données qui seront fusionnées. Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de modifier les options de la fusion, notamment en paramétrant le nombre d'éléments à paramétrer par pages. Nota : Si, dans votre modèle d'export personnalisé Excel, vous avez choisi un format de fichier autre que le format d'origine, ce format va apparaître dans les noms des images. Il faudra supprimer cette information avant la fusion. Pour modifier l’intégralité de votre colonne rapidement, utilisez l'option Rechercher et Remplacer (raccourci clavier CTRL + H) et dans le champ Rechercher tapez -liste et laissez le champ Remplacer vide.
Tableaux et flux de travail recommandés
- Utiliser des fichiers CSV bien structurés à partir de CSV ou TXT et éviter le XLSX direct pour la fusion.
- Organiser les images dans un sous-dossier et référencer des chemins relatifs dans le CSV.
- Prévoir une étape de relecture globale après export Excel et avant fusion.
Comment gérer la fusion de données pour faire un publipostage avec Indesign
Bonnes pratiques et conseils rapides
- Testez une petite fiche produit avant de lancer une fusion en masse.
- Vérifiez l encoding et le séparateur selon votre OS; privilégier UTF-8 en cas de caractères spéciaux.
- Utilisez les options d’aperçu pour ajuster les champs et leur mise en page avant l’import final.
| Éléments | Description |
|---|---|
| Source de données | Fichier CSV ou TXT contenant les champs et images |
| Champ de fusion | Nom, description, image, prix et autres attributs |
| Paramètres d’import | Séparateur, encodage, plateforme |
En résumé, l’intégration Excel → InDesign via Fusion de données ou via des plugins permet de gagner un temps précieux tout en garantissant une mise en page homogène et évolutive pour des catalogues, fiches produit et autres documents répétitifs.